Nếu công việc của bạn xoay quanh Outlook, OneDrive, SharePoint hay Teams, connector Microsoft 365 giúp Claude tìm thư, đọc tài liệu, xem lịch họp và tóm tắt các cuộc thảo luận mà bạn không phải tải file lên. Bài này dành cho người dùng: chọn đúng loại tài khoản, kết nối, dùng trong chat và xử lý khi Claude “không tìm thấy” tài liệu.
Tài khoản công việc hay tài khoản cá nhân?
Đây là câu hỏi đầu tiên cần trả lời, vì hai loại tài khoản cho quyền rất khác nhau:
| Công việc hoặc trường học | Cá nhân | |
|---|---|---|
| Là tài khoản | Do công ty/trường cấp, thuộc một Microsoft Entra tenant | Outlook.com, Hotmail, Live, MSN |
| Dịch vụ | Outlook, OneDrive, SharePoint, Teams | Chỉ Outlook và OneDrive |
| Cần quản trị viên | Có | Không |
| Công cụ ghi (gửi thư, sửa file…) | Chỉ khi admin bật | Bật sẵn, có thể tắt |
| Gói Claude dùng được | Mọi gói | Free, Pro, Max, Ultra (không có ở Team, Enterprise) |
Bạn chỉ kết nối được một tài khoản Microsoft tại một thời điểm. Muốn đổi loại tài khoản, hãy ngắt kết nối rồi kết nối lại.
Cách kết nối
Với tài khoản công việc hoặc trường học
Trước tiên, phía công ty phải chuẩn bị: ở gói Team/Enterprise, Owner hoặc Primary Owner bật Microsoft 365 cho tổ chức; và với mọi tenant, một Global Administrator của Microsoft Entra phải cấp phép một lần cho cả tổ chức. Phần việc của quản trị viên được trình bày ở bài Thiết lập connector Microsoft 365. Sau đó bạn làm:
- Vào Customize → Connectors.
- Tìm Microsoft 365, bấm Add (hoặc Connect).
- Nếu được hỏi, chọn Work or school account.
- Đăng nhập bằng tài khoản công việc của bạn.
Với tài khoản cá nhân
- Trên Claude bản web, vào Customize → Connectors.
- Tìm Microsoft 365, bấm Connect.
- Chọn Personal account và đăng nhập.
Kết nối xong, bạn dùng được luôn trên ứng dụng Claude cho iOS và Android.
Claude làm được gì với Microsoft 365?
- OneDrive và SharePoint: tìm trong site, thư viện tài liệu, phân tích file mà không cần tải lên, tổng hợp thông tin từ nhiều tài liệu (SharePoint chỉ có ở tài khoản công việc).
- Outlook email: tìm luồng thư, lọc theo ngày, người gửi, tiêu đề, tóm tắt các trao đổi dài.
- Outlook Calendar: xem người tham dự và nội dung cuộc họp để chuẩn bị hoặc nắm lại thông tin.
- Teams (tài khoản công việc): đọc các cuộc chat và kênh bạn tham gia, tìm lại quyết định đã chốt.
- Công cụ ghi: soạn và gửi thư, tạo/sửa/xóa sự kiện lịch, tạo và cập nhật file. Với tài khoản công việc, admin có thể bật thêm việc gửi tin nhắn Teams.
Với tài khoản cá nhân, Claude luôn hỏi bạn trước khi tạo, sửa, di chuyển, gửi hoặc xóa; tìm kiếm và đọc thì chạy luôn. Với tài khoản công việc, việc gửi tin nhắn hay đăng bài trong kênh Teams luôn cần bạn xác nhận. Thư do Claude gửi có gắn dấu hiệu cho biết được gửi bởi trợ lý AI.
Dùng Microsoft 365 trong cuộc trò chuyện
- Bấm + ở góc dưới bên trái khung chat, di chuột tới Connectors và bật Microsoft 365.
- Đặt câu hỏi cần đến dữ liệu Microsoft 365; Claude tự chọn công cụ phù hợp.
- Muốn tắt riêng từng công cụ (ví dụ không cho gửi thư), vào Customize → Connectors → Microsoft 365, mục Tool permissions.
Prompt mẫu:
- “Tìm file kế hoạch kinh doanh quý 4 trong SharePoint site Phòng Kinh doanh và tóm tắt các mục tiêu chính.”
- “Tóm tắt các email trao đổi về đợt ra mắt sản phẩm trong 2 tuần qua, liệt kê việc còn tồn đọng.”
- “Soạn thư trả lời email mới nhất của nhà cung cấp, nhưng đừng gửi.”
Câu nhắc tới SharePoint hoặc Teams chỉ chạy với tài khoản công việc/trường học.
Loại file đọc được và giới hạn
Claude đọc được Word, Excel, PowerPoint (kể cả .doc, .xls, .ppt cũ), PDF và các file văn bản như .txt, .md, .csv, .json, .html. Định dạng khác vẫn hiện trong kết quả tìm kiếm nhưng báo lỗi khi mở. OneNote chưa được hỗ trợ; hãy xuất trang sang Word hoặc PDF nếu cần.
- Claude chỉ thấy những gì tài khoản của bạn đã có quyền, kể cả kênh Teams riêng tư mà bạn là thành viên.
- Không giới hạn được connector vào một site SharePoint cụ thể; nó tìm trong mọi nội dung bạn được phép xem.
- Công cụ ghi không gửi, chuyển tiếp hay soạn được thư có tệp đính kèm.
- Claude tìm trong hộp thư chính (kể cả thư mục Archive) nhưng không tìm trong Online Archive riêng.
- File mới tải lên có thể cần thời gian mới tìm thấy; file chỉ nằm trên máy tính (không ở OneDrive/SharePoint) thì không tìm được.
Khi Claude không tìm thấy tài liệu hoặc không đăng nhập được
- Không thấy tài liệu: kiểm tra bạn mở được file đó trong Microsoft 365, file nằm trên SharePoint/OneDrive, nêu tên site hoặc thư viện trong câu hỏi, và tìm bằng tên file chính xác.
- Kết quả lan man: nói rõ khoảng thời gian, loại tài liệu, chia câu hỏi phức tạp thành nhiều câu nhỏ.
- Không đăng nhập được: kiểm tra đã chọn đúng loại tài khoản, giấy phép Microsoft 365 còn hiệu lực, admin đã cấp phép cho toàn tổ chức; thử trình duyệt khác hoặc tắt tiện ích chặn cửa sổ bật lên.
Những điều bạn học được trong bài này
- Microsoft 365 connector có ở mọi gói, hỗ trợ tài khoản công việc/trường học và tài khoản cá nhân
- Tài khoản cá nhân chỉ có Outlook và OneDrive, không có SharePoint, Teams; chỉ dùng ở gói cá nhân
- Tài khoản công việc cần admin chuẩn bị trước; sau đó bạn tự kết nối tại Customize → Connectors
- Bật connector cho từng chat qua nút +, chỉnh từng công cụ trong Tool permissions
- OneNote, thư có tệp đính kèm và Online Archive nằm ngoài khả năng hiện tại
Cần nhớ: Claude chỉ thấy những gì bạn đã được phép xem trong Microsoft 365, nhưng phạm vi đó có thể rất rộng (toàn bộ SharePoint bạn truy cập được). Hãy đặt câu hỏi cụ thể, và với thao tác gửi thư hay sửa lịch, luôn yêu cầu Claude cho xem bản nháp trước.
Nguồn tham khảo: Connect to Microsoft 365 – Claude Help Center
Câu hỏi thường gặp
Tôi dùng gói Team, có kết nối tài khoản Outlook.com cá nhân được không?
Không. Lựa chọn tài khoản cá nhân chỉ có ở gói Free, Pro, Max và Ultra. Gói Team và Enterprise dùng tài khoản công việc/trường học.
Tôi kết nối thì báo lỗi “administrator must grant app permissions”, làm sao?
Tổ chức của bạn chưa hoàn tất cấp phép. Nhờ Global Administrator của Microsoft Entra cấp phép, và ở gói Team/Enterprise nhờ Owner của tổ chức Claude bật Microsoft 365.
Vì sao tôi không thấy công cụ gửi thư hay sửa file?
Với tài khoản công việc, admin phải cấp phép bộ quyền mới và tổ chức phải bật công cụ ghi. Với tài khoản cá nhân, hãy kiểm tra mục Tool permissions.
