Workflows làm được gì?
Một workflow gồm hai phần: trigger (khi nào chạy) và các bước (làm gì). Bạn không phải tự lắp từng bước. AI đọc mô tả của bạn rồi dựng cả hai phần.
Một vài việc phù hợp:
- Tóm tắt email chưa đọc mỗi sáng.
- Lấy số tiền và nhà cung cấp từ biên lai trong email, ghi vào bảng chi phí.
- Làm báo cáo đối thủ cạnh tranh hằng tuần.
Cách tạo workflow đầu tiên thế nào?
- Vào Workflow trên thanh điều hướng chính.
- Nhấn New Custom Workflow, hoặc chọn một mẫu trong thư viện template.
- Mô tả việc cần tự động trong khung chat bên trái.
- AI dựng trigger và các bước. Bạn tiếp tục chat để chỉnh.
- Nhấn Test Run để chạy một lần và xem kết quả.
- Khi đã ổn, nhấn Turn On.
Test Run có an toàn không?
Đây là điểm dễ nhầm nhất. Test Run không phải chạy mô phỏng. Chỉ phần trigger khác đi một chút:
- Với trigger email, bạn chọn một email gần đây hoặc để AI tạo email mẫu.
- Với trigger theo lịch, workflow chạy ngay thay vì chờ đến giờ.
Mọi bước sau trigger đều chạy thật. Email được gửi, trả lời, di chuyển hoặc xóa. Bảng tính và ứng dụng liên kết bị thay đổi thật. Lần chạy cũng tốn credits như khi chạy chính thức.
Trong lúc dựng hoặc cập nhật workflow, AI cũng có thể chạy thử các bước một lần, và các hành động đó là thật.
Vì vậy, khi thử, hãy trỏ bước gửi tin hoặc sửa dữ liệu về chính bạn hoặc về dữ liệu thử nghiệm.
Có những loại trigger nào?
| Trigger | Khi nào chạy | Lưu ý |
|---|---|---|
| Schedule | Hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng hoặc khoảng tùy chỉnh, ví dụ mỗi 30 phút | Đặt được ngày kết thúc và múi giờ |
| Khi có email mới | Hỗ trợ Gmail và Outlook, cần ủy quyền tài khoản trước |
Mỗi workflow hiện chỉ có một trigger. Cần nhiều tình huống thì bạn tạo nhiều workflow.
Workflow nối được với công cụ nào?
- Công cụ AI của Genspark: tìm kiếm web, hình ảnh, YouTube.
- Email và lịch: Gmail, Outlook, Outlook Calendar.
- Tài liệu: Google Sheets, Drive, Docs.
- Nhắn tin: Slack, Microsoft Teams, LINE, GenTeam.
- Bên thứ ba: Salesforce, Pipedrive, Stripe, Mailchimp, Box, GitHub, X (Twitter).
- Custom Agents bạn đã tạo.
Bước GenTeam đăng tin dưới tên chủ workflow. Mặc định Approvals được bật, nên lần chạy dừng ở trạng thái Pending Confirmation cho đến khi chủ workflow duyệt trong bản ghi chạy. Tắt Approvals thì bước này đăng ngay. Nếu tổ chức đã tắt GenTeam, các bước này sẽ không hiện.
Quản lý và theo dõi workflow ra sao?
Vào Workflow, chọn View All để xem tất cả.
| Việc | Cách làm |
|---|---|
| Bật hoặc tạm dừng | Enable / Disable, trạng thái Active hoặc Stopped |
| Sửa | Menu ⋯, chọn Configure |
| Chạy ngay một lần | Menu ⋯, chọn Test Run |
| Xóa vĩnh viễn | Menu ⋯, chọn Delete |
| Chia sẻ | Nút chia sẻ ở góc trên bên phải khung chat |
Chọn một workflow trong My Workflows để xem các lần chạy, gồm trạng thái, thời gian kích hoạt và thời lượng. Nhấn vào một bản ghi để xem kết quả đầy đủ. Nếu có bước đang chờ bạn, bạn xử lý ngay trong bản ghi đó.
Những điều bạn học được trong bài này
- Workflow gồm một trigger và các bước, do AI dựng từ mô tả của bạn.
- Có hai loại trigger: Schedule và Email.
- Test Run thực hiện hành động thật và tốn credits.
- Approvals giúp bạn duyệt trước khi bước GenTeam đăng tin.
- Xem lịch sử chạy để kiểm tra kết quả và xử lý bước đang chờ.
Câu hỏi thường gặp
Test Run khác chạy chính thức ở điểm nào?
Chỉ khác ở phần trigger. Các bước sau đó đều chạy thật và tốn credits như nhau.
Một workflow có nhiều trigger được không?
Hiện chưa. Mỗi workflow có một trigger, nên bạn tạo nhiều workflow nếu cần nhiều tình huống.
Workflow có tốn credits không?
Có, các lần chạy đều dùng credits, kể cả Test Run. Trang hướng dẫn không nêu con số cụ thể.
Sau khi nhấn Turn On thì sao?
Workflow tự chạy mỗi khi trigger kích hoạt. Bạn có thể tạm dừng bằng Enable / Disable.
Nguồn: Genspark Help Center – Workflows, diễn giải lại bằng tiếng Việt, đọc ngày 08/11/2026.
